Deze nieuwe verplichting vloeit voort uit een nieuwe circulaire (omzendbrief) van de belastingadministratie. Er is geen impact op de loonberekening, want het voordeel van de bedrijfsfiets blijft onder dezelfde voorwaarden als vroeger vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing. Deze verandering vraagt van jou als werkgever wel een administratieve aanpassing, want je zal voor elke bedrijfsfiets een schatting moeten maken van het voordeel.
Waarom deze nieuwe ficheplicht?
Kiezen je werknemers of bedrijfsleiders in de personenbelasting voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten? Dan is hun voordeel van de bedrijfsfiets en de fietsvergoeding onder voorwaarden (zie verder) vrijgesteld.
Anders is het voor zij die kiezen om hun werkelijke beroepskosten te bewijzen. Vanaf 2024 zijn zij automatisch uitgesloten van deze vrijstellingen en moeten ze belastingen betalen op die voordelen.
Als bij de vestiging van de belastingen blijkt dat de werknemer of bedrijfsleider voor de werkelijke beroepskosten kiest, heeft de fiscus dankzij de nieuwe ficheplicht meteen de nodige informatie in handen om het voordeel van de fiets en de fietsvergoeding bij de belastbare inkomsten te voegen.
Beroepskosten zijn kosten die je maakt voor je werk. Je mag die inbrengen in je belastingen. Dien je zelf geen onkosten in en bewijs je met andere woorden geen werkelijke beroepskosten? Dan houdt de fiscus automatisch rekening met een forfaitair bedrag aan beroepskosten, gelijk aan 30% van het belastbaar inkomen met een maximum van 5.750 euro (bedrag 2024).
Geen impact op de bedrijfsvoorheffing
De controle of iemand kiest voor de forfaitaire of de werkelijke beroepskosten gebeurt in de fase van de belastingen en niet in het vroeger stadium van de loonberekening. Op het moment dat de lonen gerekend worden, moet je die keuze immers nog niet maken.
Anders gezegd: er is nooit bedrijfsvoorheffing verschuldigd op het voordeel van de fiets en de fietsvergoeding, mits onderstaande voorwaarden gerespecteerd worden. Dat principe geldt zowel voor werknemers als bedrijfsleiders. Het geldt bovendien zowel voor zij die voor de forfaitaire, dan wel de werkelijke kosten in de belasting kiezen.
Fiscaal en sociaal vrijgesteld onder voorwaarden
Zoals gezegd, is het voordeel van de bedrijfsfiets en de fietsvergoeding enkel vrijgesteld voor de werknemers en bedrijfsleiders die in hun belastingaangifte kiezen voor de aftrek van de forfaitaire beroepskosten. Maar dat is niet voldoende. Daarnaast gelden nog andere specifieke voorwaarden.
Het zou ons te ver leiden om alle voorwaarden hier te herhalen. Je kan ze in detail nalezen in onze thema-artikelen. Een van de belangrijkste criteria om vrijgesteld te zijn, is dat de bedrijfsfiets daadwerkelijk gebruikt wordt voor woon- werkverplaatsingen en dat de fietsvergoeding enkel gegeven wordt voor de effectief met de fiets gereden woon- werkverplaatsingen.
Waardebepaling van het voordeel: meer administratie
Telkens wanneer je een bedrijfsfiets ter beschikking stelt aan een werknemer of bedrijfsleider, moet je voortaan het bedrag van het voordeel ervan begroten om aan de nieuwe ficheplicht te voldoen. De raming moet gebeuren op basis van de werkelijke waarde van het voordeel.
De circulaire geeft voorbeelden en uitleg over waar je specifiek rekening mee moet houden bij de vaststelling van die werkelijke waarde. In hoofdzaak moet je kijken naar de aankoop- of de leasekosten van de fiets, met inbegrip van de toebehoren en diensten (zoals onderhoud en verzekering). Ook de btw moet je steeds meetellen.
In geval van een aankoop, reken je de aankoopprijs van de fiets en toebehoren gespreid over vijf jaar. Gaat het om een lease, dan reken je de huur die je als werkgever betaalt op jaarbasis.
Inwerkingtreding van de maatregel
De nieuwe ficheplicht geldt voor:
- Alle fietsen die je sinds 1 januari 2024 kosteloos ter beschikking stelde aan een werknemer of bedrijfsleider (deze verplichting geldt echter ook voor cash4bikes). Dus ook als je de fiets enkele jaren geleden gekocht of geleased hebt en nu nog ter beschikking stelt, is de nieuwe ficheplicht van toepassing
- Alle fietsvergoedingen die je sinds die datum hebt toegekend
Welke info moet je aan Securex bezorgen?
Stel je een bedrijfsfiets ter beschikking aan jouw werknemers of bedrijfsleiders? Dan is het belangrijk dat je ons zo snel mogelijk en graag vóór 31 oktober 2024 de werkelijke waarde van het voordeel meedeelt (mocht je dit nog niet gedaan hebben). Dit moest je al doen wanneer er geen woon-werkverplaatsingen waren met een bedrijfsfiets, maar moet nu ook gebeuren indien er wel sprake is van woon-werkverkeer met deze fiets.
In dit laatste geval is er dus geen impact op de loonverwerking, maar op die manier kunnen wij de fiscale fiches correct invullen.
31 oktober 2024 is geen officiële datum. We vragen om ons het bedrag van het voordeel vóór deze datum mee te delen zodat we tijdig over de nodige informatie beschikken om de fiscale fiches op een correcte manier op te stellen.
Hoe kan Securex jou helpen?
Wens je hulp bij de waardebepaling van dit voordeel? Of wil je in het algemeen meer info over fietslease? Ons team van Consulting Legal staat voor jou klaar: consultinglegal@securex.be
Bron
- Circulaire 2024/C/22 over de vrijstelling van de fietsvergoeding en het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets, alsook over de beroepskosten verbonden aan het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer
